La gestión de documentos según el Acuerdo 004 de 2019 es crucial para entidades estatales y privadas en Colombia. Establece directrices para la creación, uso y conservación de documentos, incluyendo TRD y TVD, y promueve la transparencia y eficiencia administrativa. La correcta implementación de estos procesos es vital para la protección del patrimonio documental y la rendición de cuentas.
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El Acuerdo 004 de 2019 establece directrices esenciales para la gestión documental en Colombia
El Acuerdo 004 de 2019 es de obligatorio cumplimiento para entidades del Estado y privadas que ejercen funciones públicas
El objetivo principal del Acuerdo 004 de 2019 es asegurar la correcta gestión de los documentos de archivo en su ciclo vital
La convalidación es el proceso de certificación que verifica el cumplimiento de las TRD y TVD con los estándares técnicos establecidos
El CCD es una herramienta que refleja la estructura organizativa de una entidad y su producción documental
La evaluación técnica asegura que las TRD y TVD cumplen con los requisitos técnicos necesarios para su aprobación
La elaboración de TRD y TVD debe alinearse con la estructura y funciones de la entidad
Es necesario identificar las series y subseries documentales para asignar tiempos de retención y disposición final adecuados
Las entidades sin estructura organizacional definida deben elaborar sus TRD y TVD basándose en las funciones asignadas por la normativa legal vigente
La compilación de información institucional implica recoger datos sobre la estructura y funciones de la entidad
En esta etapa se determina qué unidades administrativas requieren TRD y qué tipos de documentos producen
La valoración documental analiza el valor de los documentos para establecer su tiempo de retención y disposición final
La elaboración de la TRD consiste en registrar las series, subseries, tipos documentales, tiempos de retención y disposición final en el formato oficial de TRD
00
El ______ 004 de 2019 fue promulgado por el Archivo General de la Nación ______ ______ ______.
Acuerdo
Jorge
Palacios
Preciado
01
El objetivo del acuerdo es garantizar la adecuada gestión de documentos, incluyendo su creación, uso y ______ final.
disposición
02
Cuadro de Clasificación Documental (CCD)
Herramienta que muestra estructura organizativa de entidad y producción documental.
