Marco Normativo para la Gestión de Documentos en Entidades Públicas y Privadas

Marco Normativo para la Gestión de Documentos en Entidades Públicas y Privadas

El Acuerdo 004 de 2019, promulgado por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, establece un conjunto de directrices esenciales para la gestión documental en Colombia. Este acuerdo es de obligatorio cumplimiento para las entidades del Estado en todos los niveles (nacional, departamental, distrital y municipal), así como para entidades privadas que ejercen funciones públicas y órganos autónomos e independientes. Su objetivo principal es asegurar la correcta gestión de los documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos, a lo largo de su ciclo vital, lo que incluye su creación, clasificación, uso, y conservación, así como su eventual disposición final. Esto garantiza la transparencia administrativa y la preservación de la información con valor legal, fiscal, administrativo e histórico.

Definiciones Clave en la Gestión Documental

El acuerdo proporciona definiciones clave para la gestión documental, asegurando un entendimiento común y la estandarización de procesos. La "Convalidación" es el proceso de certificación que verifica el cumplimiento de las TRD y TVD con los estándares técnicos establecidos. El "Cuadro de Clasificación Documental" (CCD) es una herramienta que refleja la estructura organizativa de una entidad y su producción documental. La "Evaluación Técnica" es la revisión que asegura que las TRD y TVD satisfacen los requisitos técnicos necesarios para su aprobación. La "Implementación" se refiere a las acciones necesarias para llevar a cabo transferencias documentales y aplicar los procesos de disposición final de los documentos. Las "Series Documentales" y "Subseries Documentales" son conjuntos de documentos que comparten características comunes y que son producidos o recibidos por una entidad en virtud de sus actividades o funciones. Las TRD y TVD son instrumentos archivísticos que determinan los plazos de retención y las pautas para la disposición final de los documentos. Por último, el "Tipo Documental" se refiere a una categoría de documentos que comparten características formales y de contenido.

Proceso de Elaboración y Aprobación de TRD y TVD

La elaboración de las TRD y TVD debe alinearse con la estructura orgánico-funcional de la entidad, respetando el principio de procedencia y el ciclo vital de los documentos. Es necesario identificar las series y subseries documentales, así como los asuntos específicos, para luego asignar los tiempos de retención y disposición final adecuados. Las TRD se aplican a documentos en fase activa, mientras que las TVD se utilizan para documentos en fase semiactiva o inactiva. Las entidades que cumplen funciones públicas sin una estructura organizacional definida deben elaborar sus TRD o TVD basándose en las funciones que les son asignadas por la normativa legal vigente.

Etapas para la Creación de TRD

La creación de las TRD implica seguir un proceso metodológico que consta de cuatro etapas fundamentales. La primera etapa es la "Compilación de Información Institucional", que implica recoger datos sobre la estructura y funciones de la entidad. La segunda etapa es el "Análisis e Interpretación de la Información Institucional", donde se determina qué unidades administrativas requieren TRD y qué tipos de documentos producen. La tercera etapa es la "Valoración Documental", en la que se analiza el valor de los documentos para establecer su tiempo de retención y las condiciones de su disposición final. La cuarta y última etapa es la "Elaboración de la TRD", que consiste en registrar las series, subseries, tipos documentales, tiempos de retención y disposición final en el formato oficial de TRD, acompañado de una memoria justificativa que describe el proceso llevado a cabo.

Importancia de la Gestión Documental Efectiva

Una gestión documental efectiva es fundamental para la administración tanto pública como privada, ya que asegura la conservación de documentos esenciales y facilita su acceso y uso oportuno. El Acuerdo 004 de 2019 proporciona un marco normativo que orienta a las entidades en la organización sistemática y coherente de sus documentos, promoviendo la eficiencia operativa y la transparencia en la gestión. La implementación adecuada de las TRD y TVD es vital para la protección del patrimonio documental y para la rendición de cuentas ante la sociedad, cumpliendo con las obligaciones legales y reglamentarias en materia de archivo y gestión documental.