Intestazione e dati dei corrispondenti
L'intestazione di una lettera formale include le informazioni del mittente e del destinatario. Il mittente, che può essere un individuo o un'organizzazione, fornisce dettagli come il nome, l'indirizzo, il numero di telefono e l'indirizzo email, posizionati in alto a sinistra della pagina. Il destinatario è identificato da nome, titolo professionale e indirizzo, collocati in alto a destra. La dicitura "Alla cortese attenzione di" può essere utilizzata per indirizzare la lettera a una persona specifica all'interno di un'organizzazione.Oggetto e formula di apertura della lettera
L'oggetto della lettera formale riassume brevemente il motivo della comunicazione e si trova sotto l'intestazione, solitamente centrato sulla pagina. La parola "Oggetto" può essere evidenziata in grassetto per distinguerla dal resto del testo. La formula di apertura, che segue l'oggetto, stabilisce il tono del rapporto interpersonale e può variare da "Egregio" a "Gentile", a seconda del grado di formalità richiesto e della relazione con il destinatario.Il corpo della lettera e la formula di chiusura
Il corpo della lettera formale è composto da un'introduzione, uno sviluppo e una conclusione. L'introduzione espone brevemente il motivo della comunicazione, lo sviluppo approfondisce i dettagli e la conclusione riassume i punti chiave e fornisce eventuali richieste o indicazioni. La formula di chiusura, che segue il corpo della lettera, include espressioni di cortesia come "Distinti saluti" o "Cordiali saluti", e viene posizionata in basso a sinistra, mantenendo un tono rispettoso e professionale.Luogo, data e firma nella lettera formale
La lettera formale si conclude con l'indicazione del luogo e della data, che di solito si trovano a sinistra, sotto la formula di chiusura. La firma del mittente, che conferma l'autenticità della lettera, è posizionata in basso a destra. La firma può essere manuale o digitale, a seconda del metodo di invio della lettera. Questi elementi sono essenziali per la validità formale del documento.Allegati e principi fondamentali della lettera formale
Gli allegati, se presenti, sono documenti che supportano o integrano il contenuto della lettera e vanno elencati dopo la firma, indicando il numero di pagine o documenti allegati. La chiarezza, la concisione e la correttezza sono principi cardine nella redazione di una lettera formale. È importante evitare errori di ortografia e grammatica, nonché l'uso di jargon eccessivamente tecnico o di colori vivaci, per assicurare che il messaggio sia comprensibile al destinatario. Un linguaggio appropriato e l'uso corretto delle formule di cortesia sono fondamentali per l'efficacia della comunicazione.
