Mapa conceptual y resúmen LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SU FUNCIÓN

El Sistema Nacional de Archivos de Colombia

El Sistema Nacional de Archivos de Colombia es una red integrada por entidades archivísticas del país, cuya finalidad es normalizar y optimizar la gestión documental. Este sistema es vital para fomentar el desarrollo de centros de información, salvaguardar el patrimonio documental de la nación y asegurar el derecho ciudadano al acceso a la información. El Archivo General de la Nación sobresale como la entidad líder en la coordinación de las políticas y actividades archivísticas en Colombia, con el apoyo de otros organismos asesores y ejecutores. La colaboración entre estas instituciones es fundamental para una administración pública eficaz y la preservación de la herencia cultural documental del país.

Principios y Objetivos del Sistema Nacional de Archivos

El Sistema Nacional de Archivos opera bajo principios esenciales que reconocen la trascendencia de los archivos en la gestión gubernamental y la preservación cultural. Estos principios incluyen la obligación de los funcionarios públicos de organizar y manejar los documentos de manera adecuada y el derecho de los ciudadanos al acceso libre a la información pública. Estos fundamentos son cruciales para alcanzar los objetivos del sistema, que abarcan la organización y administración de los archivos de las entidades estatales en todos los niveles de gobierno, la modernización y unificación de los procesos archivísticos, el fomento de la colaboración interinstitucional y la concienciación sobre la importancia de los archivos activos e históricos para la administración y la ciudadanía.

Clasificación y Gestión de los Archivos Públicos

En Colombia, los archivos públicos se clasifican según su jurisdicción, competencia, ubicación geográfica y su relación con la estructura organizativa del Estado. Esta clasificación promueve una administración documental más eficiente y un control exhaustivo de la información y recursos estatales. Las categorías principales incluyen el Archivo General de la Nación, los archivos departamentales y municipales, y los archivos de entidades estatales. La adecuada clasificación y gestión de los archivos es fundamental para su conservación y acceso a largo plazo.

Responsabilidades de la Administración Pública en la Gestión Archivística

La administración pública de Colombia tiene la responsabilidad de gestionar de manera efectiva los documentos y archivos que posee. Esto comprende la creación, clasificación, conservación y supervisión de los documentos, respetando los principios de procedencia y orden original, así como el ciclo de vida de los documentos y la legislación archivística aplicable. Además, es obligación de la administración asegurar espacios e infraestructuras adecuados para el almacenamiento y manejo de los archivos y, si es necesario, puede optar por servicios especializados para la custodia y gestión de los archivos históricos. Estas responsabilidades son esenciales para mantener la integridad, accesibilidad y utilidad de los documentos gubernamentales para su uso actual y futuro.