Fundamentos y Propósitos del Acuerdo 042 de 2002

El Acuerdo 042 de 2002 regula la gestión de archivos en Colombia, estableciendo responsabilidades para entidades públicas y privadas en la creación y mantenimiento del Inventario Único Documental. Define la estructura de archivos de gestión, la protección de documentos y el acceso a la información, promoviendo la transparencia y conservación del patrimonio documental.

Fundamentos y Propósitos del Acuerdo 042 de 2002

El Acuerdo 042 de 2002, promulgado por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia, establece directrices esenciales para la gestión de archivos tanto en entidades gubernamentales como en organizaciones privadas que desempeñan funciones públicas. Su objetivo principal es regular la creación y mantenimiento del Inventario Único Documental, así como implementar los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Este acuerdo es crucial para asegurar la preservación y el manejo adecuado del patrimonio documental del país, definiendo claramente las responsabilidades de los funcionarios públicos en la protección y manejo de la documentación e información oficial.

Estante de madera oscura con carpetas de colores azul, rojo, verde y amarillo, guantes blancos, gafas y lupa sobre mesa de madera clara.

Estructura y Responsabilidades en la Gestión de Archivos

Según el Acuerdo 042 de 2002, las entidades obligadas deben estructurar sus archivos de gestión conforme a las Tablas de Retención Documental y los manuales de procedimientos y funciones correspondientes. Los líderes de las unidades administrativas son los encargados de la formación, organización, conservación y supervisión de estos archivos, garantizando la adherencia a los principios de procedencia y orden original, el ciclo de vida de los documentos y la normativa archivística vigente. Además, se enfatiza que todos los servidores públicos tienen el deber de proteger la documentación de su área de competencia, de acuerdo con lo estipulado en la Ley 734 de 2002.

Directrices para la Organización y Preservación de Documentos

La organización de los archivos de gestión debe seguir la Tabla de Retención Documental aprobada, reflejando las series y subseries documentales pertinentes a cada unidad administrativa. Los documentos deben ser ordenados cronológicamente y foliados para facilitar su consulta y manejo. Las carpetas y contenedores de almacenamiento deben estar debidamente etiquetados para permitir su localización y recuperación eficiente. Las transferencias de documentos deben realizarse de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, siguiendo un plan de transferencias y utilizando un formato de inventario estandarizado por el Archivo General de la Nación.

Acceso y Uso de Documentos en Archivos de Gestión

El Acuerdo permite la consulta de documentos almacenados en los archivos de gestión por parte de otras dependencias o ciudadanos, siempre y cuando no sean de carácter confidencial. Se debe facilitar el acceso a los documentos en cualquier formato y, si se requieren reproducciones, estas deben ser autorizadas por el jefe de la unidad correspondiente o un delegado. Para el seguimiento de los documentos consultados, se mantendrá un registro de préstamo y, opcionalmente, se podrá llevar un registro estadístico de las consultas.

Procedimientos para el Préstamo y Transferencia de Documentos

En caso de que un expediente sea prestado a otra dependencia, se debe documentar el proceso detalladamente, incluyendo la fecha del préstamo, la identificación del expediente, el número total de folios, y los datos del solicitante, así como el plazo estipulado para su devolución. La dependencia que origina el documento es responsable de asegurar su retorno una vez expirado el plazo acordado.

Implementación del Inventario Documental y Formato Único

Las entidades públicas deben adoptar el Formato Único de Inventario Documental y su manual de instrucciones, que especifica la información requerida para la adecuada catalogación y transferencia de documentos. Este formato incluye detalles como la entidad emisora y productora, la unidad administrativa, el propósito del inventario, el registro de entrada, el código de clasificación, las fechas extremas, el soporte, la frecuencia de consulta y observaciones sobre el estado de conservación de los documentos. También se asigna la responsabilidad a las personas a cargo de la elaboración, entrega y recepción del inventario documental.

Vigencia y Alcance del Acuerdo

El Acuerdo 042 de 2002 es efectivo desde su fecha de promulgación, lo que implica que todas las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas están obligadas a adherirse a las normativas establecidas para la organización y gestión de sus archivos. Este acuerdo es un componente esencial para promover la transparencia, eficiencia y conservación del patrimonio documental, así como para mejorar el acceso a la información por parte de los ciudadanos y otras entidades gubernamentales.

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