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El Acuerdo 042 de 2002 regula la gestión de archivos en Colombia, estableciendo responsabilidades para entidades públicas y privadas en la creación y mantenimiento del Inventario Único Documental. Define la estructura de archivos de gestión, la protección de documentos y el acceso a la información, promoviendo la transparencia y conservación del patrimonio documental.
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El Acuerdo 042 de 2002 tiene como objetivo principal regular la creación y mantenimiento del Inventario Único Documental
El Acuerdo 042 de 2002 busca implementar los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000
El Acuerdo 042 de 2002 es crucial para asegurar la preservación y el manejo adecuado del patrimonio documental del país
Según el Acuerdo 042 de 2002, las entidades obligadas deben estructurar sus archivos de gestión conforme a las Tablas de Retención Documental y los manuales de procedimientos y funciones correspondientes
Los líderes de las unidades administrativas son los encargados de la formación, organización, conservación y supervisión de los archivos de gestión, garantizando la adherencia a los principios de procedencia y orden original, el ciclo de vida de los documentos y la normativa archivística vigente
Todos los servidores públicos tienen el deber de proteger la documentación de su área de competencia, de acuerdo con lo estipulado en la Ley 734 de 2002
Los archivos de gestión deben seguir la Tabla de Retención Documental aprobada, reflejando las series y subseries documentales pertinentes a cada unidad administrativa
Los documentos deben ser ordenados cronológicamente y foliados para facilitar su consulta y manejo
Las transferencias de documentos deben realizarse de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, siguiendo un plan de transferencias y utilizando un formato de inventario estandarizado por el Archivo General de la Nación
El Acuerdo 042 de 2002 permite la consulta de documentos almacenados en los archivos de gestión por parte de otras dependencias o ciudadanos, siempre y cuando no sean de carácter confidencial
Se debe facilitar el acceso a los documentos en cualquier formato y, si se requieren reproducciones, estas deben ser autorizadas por el jefe de la unidad correspondiente o un delegado
Se debe mantener un registro de préstamo para el seguimiento de los documentos consultados, y opcionalmente, se puede llevar un registro estadístico de las consultas