Los archivos documentales son esenciales para la organización y preservación de documentos en empresas. Clasificados por titularidad, ciclo de vida y frecuencia de uso, facilitan la operatividad y toma de decisiones. La administración documental y los sistemas de archivado juegan un papel crucial en la protección y manejo de la información, siendo especialmente relevantes en el Servicio de Atención al Cliente para mantener la información actualizada y accesible.
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Un archivo documental es una entidad sistemática que se encarga de acumular, organizar y preservar documentos producidos o adquiridos por una organización
El objetivo esencial de un archivo documental es garantizar la disponibilidad y el acceso a la información para la operatividad y la toma de decisiones dentro de la empresa
Un archivo documental también cumple con requerimientos legales, como la conservación de documentos por periodos específicos, como mínimo seis años
Los archivos pueden clasificarse según distintos criterios, como la titularidad, el punto en el ciclo de vida de los documentos y la frecuencia de acceso
Los archivos pueden ser públicos, pertenecientes a organismos de cualquier nivel, o privados, de empresas, individuos o instituciones religiosas
Los archivos reflejan las fases por las que atraviesan los documentos, desde su creación hasta su conservación por su valor histórico
La administración de documentos incluye la implementación de políticas y procedimientos estandarizados para el manejo eficaz de la documentación
Los sistemas de gestión documental electrónicos permiten organizar, proteger y gestionar la información de forma digital
Al elegir un sistema de clasificación documental, es importante tener en cuenta la legislación vigente, la seguridad de la información y la eficiencia en la localización y recuperación de documentos
El procedimiento de archivo en el Servicio de Atención al Cliente incluye pasos críticos como la evaluación, creación, registro, distribución, clasificación y almacenamiento de la documentación
Una gestión eficiente de la información en el Servicio de Atención al Cliente exige establecer canales de comunicación claros y adoptar medidas de seguridad para prevenir la pérdida de datos
Una gestión de archivos adecuada en el Servicio de Atención al Cliente es vital para mantener la información al día y accesible, lo que resulta en una atención al cliente mejorada y en la toma de decisiones basadas en información precisa y actualizada dentro de la empresa
00
Un archivo documental es una entidad que se dedica a la ______, ______ y ______ de documentos de una organización.
acumulación
organización
preservación
01
Los archivos deben cumplir con requerimientos legales, como los del ______ de ______, manteniendo documentos por al menos ______ años.
Código
Comercio
seis
02
Además de almacenar información, los archivos facilitan la conexión entre documentos ______ y ______, y prueban las actividades de la entidad.
actuales
antiguos
