La facturación en el ámbito empresarial

El Proceso de Facturación en el Ámbito Empresarial

La facturación es un proceso documental esencial en el ámbito empresarial que inicia con la elaboración de un presupuesto y continúa con la realización de un pedido y la emisión de un albarán, culminando con la factura. Este documento es imprescindible para empresarios y profesionales, quienes deben expedirla al realizar entregas de bienes o prestar servicios en el marco de su actividad, incluyendo los pagos anticipados. Existen dos tipos principales de facturas: la factura completa u ordinaria y la factura simplificada. La factura proforma, utilizada en el comercio internacional, actúa como documento preliminar sin valor fiscal.

Elementos Esenciales de la Factura Completa u Ordinaria

La factura completa u ordinaria debe incluir elementos clave como un número y serie correlativos, la fecha de expedición, la fecha de la operación si es distinta, el Número de Identificación Fiscal (NIF) y los datos identificativos del emisor y del destinatario, sus domicilios, una descripción detallada de las operaciones, la base imponible, el tipo impositivo aplicado, y la cuota tributaria correspondiente. Los importes pueden figurar en cualquier moneda, con la condición de que el IVA se indique en euros. Las facturas pueden redactarse en cualquier idioma, aunque puede requerirse una traducción. No es obligatorio que la factura esté firmada ni que se especifique la localidad de expedición, y pueden emitirse en papel o en formato electrónico, siempre que se garantice su autenticidad, integridad y legibilidad.

La Factura Simplificada y sus Condiciones de Uso

La factura simplificada, que sustituye a los tiques en ciertas transacciones, se emplea para operaciones de menor cuantía y contiene menos información que la factura completa. Se puede optar por su uso cuando la operación no supera los 400 euros (IVA incluido), en facturas rectificativas, o en operaciones que no excedan los 3.000 euros (IVA incluido), como en ventas al por menor y servicios de hostelería. Esta factura debe incluir datos esenciales de la operación y es común en transacciones cotidianas.

La Factura Electrónica y su Validez Legal

La factura electrónica, con la misma validez que la factura en papel, se intercambia de forma telemática y requiere el consentimiento del destinatario, que puede ser implícito si acepta y abona la factura. Para que sea legalmente válida, debe cumplir con los requisitos de cualquier factura y estar firmada con una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido, lo que asegura la autenticidad del emisor.

Facturas Recapitulativas y Duplicados

Las facturas recapitulativas agrupan varias operaciones realizadas para un mismo cliente en un mes natural y deben emitirse a más tardar el último día de ese mes o antes del día 16 del mes siguiente. En caso de pérdida o cuando hay varios destinatarios, se pueden emitir duplicados marcados como "duplicado", con la misma validez que los originales. Las copias de las facturas deben ser idénticas al original.

Excepciones a la Obligación de Facturar y Plazos de Expedición

Algunas operaciones están exentas de la obligación de facturar, como las de comerciantes minoristas en el régimen especial de recargo de equivalencia, operaciones exentas de IVA y las de sujetos pasivos en regímenes especiales. Los plazos para expedir facturas varían según si el destinatario es empresario o no, y para las facturas recapitulativas. Estos plazos son fundamentales para el cumplimiento de las obligaciones fiscales y mercantiles.

Conservación de Facturas y Documentación Relevante

Los empresarios y profesionales deben conservar facturas recibidas, copias de las expedidas y documentación relevante, pudiendo hacerlo en medios electrónicos. La responsabilidad de la conservación puede delegarse en terceros. Las facturas deben guardarse durante seis años según la normativa mercantil y cuatro años según la fiscal, contados desde la presentación de la declaración del impuesto correspondiente o desde el cierre del ejercicio de la última amortización para facturas de inmovilizado.

El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) y los Descuentos en Facturas

El IVA es un impuesto que grava la entrega de bienes y servicios, las importaciones y las adquisiciones intracomunitarias. Es crucial conocer los tipos impositivos y su aplicación en las facturas. Los descuentos comerciales, por volumen o por pronto pago, se aplican de diversas maneras y afectan el importe final de la factura. Estos descuentos son tácticas comerciales que varían según la política de cada empresa y pueden acordarse de diferentes formas con los clientes.