Mapa conceptual y resúmen CONTROL EN LA ADMINISTRACIÓN
Mapa conceptual
El control en la administración es clave para verificar la ejecución de planes, corregir errores y prevenir desviaciones. Un control eficiente implica delegación de autoridad y responsabilidades compartidas, lo que conduce a una mayor eficiencia organizacional. Se destacan criterios como la economía, flexibilidad y exactitud, así como la implementación de acciones correctivas. Los tipos de control, previo, concurrente y posterior, junto con técnicas avanzadas, son esenciales para la mejora continua.
Resumen
Esquema
La Esencia del Control en la Gestión Administrativa
El control es una función esencial de la gestión administrativa que tiene como finalidad asegurar que las acciones de una organización se alineen con los planes y objetivos establecidos. Este proceso sistemático implica la evaluación continua de la ejecución de las actividades y la toma de medidas correctivas para abordar cualquier desviación de los estándares previstos. El control efectivo facilita la delegación de autoridad, promueve la responsabilidad compartida y proporciona una visión clara del progreso hacia las metas establecidas, lo que resulta en una gestión de recursos más eficiente y en la capacidad de implementar ajustes oportunos para mejorar el rendimiento.Parámetros de un Control Administrativo Efectivo
Para que el control administrativo sea efectivo, debe cumplir con ciertos parámetros, incluyendo la economía, la flexibilidad, la precisión, la oportunidad, la comprensibilidad y la capacidad de inducir acciones correctivas adecuadas. Un control es económico cuando los beneficios justifican los costos asociados a su implementación. Debe ser flexible para adaptarse a cambios y circunstancias imprevistas. La precisión y la oportunidad son cruciales para identificar y corregir desviaciones a tiempo. La comprensibilidad asegura que todos los miembros de la organización puedan entender y participar en el proceso de control. Finalmente, las medidas correctivas deben ser proporcionales a la magnitud de las desviaciones detectadas y orientadas a la mejora continua.Fases del Proceso de Control Administrativo
El proceso de control administrativo se desarrolla en tres fases clave: establecimiento de estándares, medición de desempeño y corrección de desviaciones. Los estándares son criterios definidos que sirven como referencia para el desempeño deseado. La medición del desempeño implica la evaluación de los resultados actuales en comparación con estos estándares. Cuando se identifican desviaciones, se deben implementar acciones correctivas para alinear nuevamente las operaciones con los objetivos planeados. Este proceso cíclico y dinámico es fundamental para la gestión efectiva y el logro de los objetivos organizacionales.Clasificación de los Controles Administrativos
Los controles administrativos se clasifican en tres categorías principales: preventivos, concurrentes y correctivos. Los controles preventivos se diseñan para anticipar y evitar problemas antes de que ocurran. Los controles concurrentes se aplican durante la realización de las actividades, permitiendo ajustes en tiempo real. Los controles correctivos se implementan después de que se han identificado errores o desviaciones, con el objetivo de rectificar y prevenir futuras incidencias. La integración de estos tipos de control es vital para una gestión administrativa proactiva y reactiva, asegurando la calidad y la mejora continua en las operaciones.Avances en las Metodologías de Control
La evolución tecnológica ha transformado las metodologías de control, incrementando su eficiencia y accesibilidad. Las técnicas de control se dividen en contables, que se enfocan en la gestión financiera y presupuestaria, y no contables, que evalúan la eficacia operativa y su impacto en la productividad y la calidad. Entre las técnicas no contables se incluyen informes de gestión, análisis estadísticos y auditorías de procesos. Herramientas avanzadas como el Program Evaluation and Review Technique (PERT) y el Critical Path Method (CPM) son ejemplos de metodologías especializadas que mejoran la gestión de tiempos y costos en proyectos complejos.La Importancia de la Medición en el Control
La medición es un aspecto crítico del control, ya que proporciona la base para la comparación objetiva entre lo planificado y lo ejecutado. Esta evaluación cuantitativa es esencial para determinar la efectividad de las estrategias implementadas y para la toma de decisiones informadas. Para medir con precisión, se deben utilizar instrumentos y técnicas adecuados, que pueden variar desde herramientas de medición directa hasta métodos de control estadístico, como los diagramas de Pareto o de Ishikawa (causa y efecto). La medición es, por lo tanto, un componente fundamental para el control efectivo y la mejora continua en la administración de cualquier entidad.
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1. OBJETIVOS Y PROPÓSITOS DEL CONTROL EN LA ADMINISTRACIÓN
VERIFICACIÓN DE LO PLANEADO Y ORGANIZADO
EL CONTROL EN LA ADMINISTRACIÓN SE UTILIZA PARA VERIFICAR QUE LO PLANEADO Y ORGANIZADO SE ESTÉ LLEVANDO A CABO
IDENTIFICACIÓN DE ERRORES O DESVIACIONES
EL CONTROL EN LA ADMINISTRACIÓN TIENE COMO OBJETIVO IDENTIFICAR ERRORES O DESVIACIONES EN LA EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES
PREVENCIÓN DE FUTURAS DESVIACIONES
EL CONTROL EN LA ADMINISTRACIÓN BUSCA EVITAR QUE VUELVAN A OCURRIR DESVIACIONES EN EL FUTURO
2. IMPORTANCIA DE UN CONTROL EFICIENTE
DELEGACIÓN DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
UN CONTROL EFICIENTE PERMITE DELEGAR LA AUTORIDAD Y COMPARTIR RESPONSABILIDAD, LO QUE RESULTA EN EFICIENCIA Y EFICACIA EN LAS ACTIVIDADES
REVISIÓN Y CORRECCIÓN DE DESVIACIONES
UN CONTROL EFICIENTE ES IMPORTANTE PARA REVISAR SI SE ESTÁ EN LA RUTA ADECUADA Y CORREGIR DESVIACIONES EN LA PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN
CUMPLIMIENTO DE ESTÁNDARES DE CALIDAD Y AMBIENTE
UN CONTROL EFICIENTE TAMBIÉN GARANTIZA EL CUMPLIMIENTO DE ESTÁNDARES DE CALIDAD Y AMBIENTE EN UNA EMPRESA U ORGANIZACIÓN
3. CRITERIOS DE EFICIENCIA EN EL CONTROL
ECONOMÍA Y FLEXIBILIDAD
LOS CRITERIOS DE EFICIENCIA EN EL CONTROL INCLUYEN LA ECONOMÍA Y FLEXIBILIDAD EN SU IMPLEMENTACIÓN
EXACTITUD Y OPORTUNIDAD
OTRO CRITERIO DE EFICIENCIA ES LA EXACTITUD Y OPORTUNIDAD EN LA MEDICIÓN Y CORRECCIÓN DE DESVIACIONES
INTELIGIBILIDAD Y CRITERIOS RAZONABLES
LA INTELIGIBILIDAD Y EL USO DE CRITERIOS RAZONABLES SON IMPORTANTES PARA UN CONTROL EFICIENTE
MEDIDAS CORRECTIVAS
LAS MEDIDAS CORRECTIVAS SON ESENCIALES PARA LOGRAR UN CONTROL EFICIENTE
4. PROCESO DE CONTROL
MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO
EL PROCESO DE CONTROL INCLUYE LA MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO EN RELACIÓN CON LOS OBJETIVOS Y ESTÁNDARES ESTABLECIDOS
COMPARACIÓN CON ESTÁNDARES
TAMBIÉN SE REALIZA UNA COMPARACIÓN ENTRE EL DESEMPEÑO REAL Y LOS ESTÁNDARES ESTABLECIDOS
ACCIONES CORRECTIVAS
EN CASO DE DESVIACIONES, SE IMPLEMENTAN ACCIONES CORRECTIVAS PARA MINIMIZARLAS Y ALCANZAR LOS OBJETIVOS ESTABLECIDOS
5. TIPOS DE CONTROL
CONTROL PREVIO O PREVENTIVO
SE ANTICIPA A LOS PROBLEMAS Y UTILIZA ANÁLISIS DE TENDENCIAS NUMÉRICAS
CONTROL CONCURRENTE O CONCOMITANTE
SE DA EN EL MOMENTO QUE OCURREN LOS PROBLEMAS POR MEDIO DE LA SUPERVISIÓN DIRECTA
CONTROL POSTERIOR O CORRECTIVO
SUCEDE DESPUÉS DE UNA MALA EJECUCIÓN, EN DONDE EL DAÑO YA NO ES REPARABLE, PERO LOS DATOS QUE ARROJA SON VALIOSOS PARA CORREGIR LOS PROCESOS Y EVITAR QUE VUELVAN A SUCEDER LOS MISMOS PROBLEMAS
6. TÉCNICAS DE CONTROL
TÉCNICAS CONTABLES
ACTÚAN BÁSICAMENTE SOBRE LOS PRESUPUESTOS Y DAN UNA VISIÓN FINANCIERA DE LA EMPRESA
TÉCNICAS NO CONTABLES
SE REFIEREN A LA REVISIÓN DE LA MANERA QUE SE HACEN LAS ACTIVIDADES Y QUE REPERCUTEN EN TIEMPOS Y FINALMENTE EN CREDIBILIDAD DE LAS EMPRESAS
TÉCNICAS DE CONTROL ESTADÍSTICO
SON HERRAMIENTAS ÚTILES PARA EL CONTROL DE CALIDAD Y LA MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS EN UNA EMPRESA, ORGANIZACIÓN Y/O PROYECTO
7. IMPORTANCIA DE LA MEDICIÓN EN EL CONTROL
COMPARACIÓN ENTRE LO PLANEADO Y LO EJECUTADO
LA MEDICIÓN PERMITE COMPARAR LO PLANEADO CONTRA LO EJECUTADO CON DATOS REALES, LO QUE REPRESENTA LA EFECTIVIDAD DE LAS EMPRESAS, ORGANIZACIONES Y/O PROYECTOS
OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN VALIOSA
LA MEDICIÓN TAMBIÉN PERMITE OBTENER INFORMACIÓN VALIOSA PARA LOS TOMADORES DE DECISIONES Y ORIENTA PARA SABER SI LOS OBJETIVOS SE ESTÁN CUMPLIENDO O NO
INSTRUMENTOS PARA LA MEDICIÓN
SE UTILIZAN INSTRUMENTOS DE LABORATORIO O DE CAMPO, ASÍ COMO TÉCNICAS DE CONTROL ESTADÍSTICO, PARA MEDIR Y MONITOREAR UN PROCESO EN UNA EMPRESA, ORGANIZACIÓN Y/O PROYECTO
CONTROL EN LA ADMINISTRACIÓN
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00
El control busca ______ la ejecución adecuada de lo planeado, ______ errores y evitar que estos se repitan.
verificar
corregir
01
Delegación de autoridad y compartición de responsabilidades
Claves para eficiencia y eficacia en la gestión; permiten enfoque y aprovechamiento de habilidades diversas.
02
Medidas correctivas ante desviaciones
Esenciales para mantener dirección y optimizar uso de recursos; implican ajustes para alinear con objetivos.
