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Ley General de Archivos de Colombia

La Ley General de Archivos de Colombia regula la gestión de documentos, asegurando su creación, conservación y acceso. Es clave para la transparencia gubernamental y la preservación del patrimonio documental, con el Archivo General de la Nación coordinando el Sistema Nacional de Archivos.

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1

La ______ General de Archivos de Colombia fue promulgada como Ley ______ de ______.

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Ley 594 2000

2

Los archivos son vistos como recursos ______ esenciales para la gestión ______, la ______ gubernamental y la defensa de ______.

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informativos administrativa transparencia derechos

3

Además, se considera que los archivos ayudan en la preservación de la ______ ______ nacional.

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memoria histórica

4

Universalidad en la Ley de Archivos

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Garantiza acceso libre y equitativo a la información archivística.

5

Autenticidad documental

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Asegura que los documentos son genuinos y fiables.

6

Conservación del patrimonio documental

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Protege la integridad de documentos históricos y culturales.

7

Dicho sistema tiene como objetivo ______ los procesos archivísticos y promover la ______ del patrimonio documental colombiano.

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estandarizar protección y valoración

8

El sistema incluye archivos de todas las ______ y niveles del poder público, además de entidades privadas con fondos públicos o ______ públicas.

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ramas funciones

9

Una de las metas principales es facilitar el acceso a la ______ pública en Colombia.

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información

10

Tipos de archivos públicos según ámbito

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Incluyen Archivo General de la Nación, archivos departamentales, municipales y distritales.

11

Finalidad de la gestión y preservación de archivos

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Asegurar rendición de cuentas y conservar memoria histórica.

12

La ______ otorga al Estado el deber de gestionar los archivos ______, respetando la procedencia y orden ______ de los mismos.

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Ley públicos original

13

La documentación ______ pertenece al Estado y su mal manejo puede resultar en ______ administrativas.

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pública sanciones

14

Incorporación de tecnologías en gestión documental

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Entidades públicas deben integrar tecnologías modernas en programas de gestión documental.

15

Excepciones al acceso de información

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Acceso a archivos públicos puede ser restringido por privacidad o seguridad nacional.

16

Regulación de salida temporal de documentos

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Documentos pueden salir temporalmente bajo condiciones que aseguren su protección y para fines legales, técnicos o culturales.

17

Dicho organismo establece los estándares ______ y ______ para el manejo adecuado de los archivos.

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técnicos jurídicos

18

La ______ establece castigos para aquellos que afecten la ______ del patrimonio documental.

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Ley integridad

19

Se consideran faltas graves las conductas de funcionarios que ______ o comprometan la seguridad de los ______ públicos.

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dañen documentos

Preguntas y respuestas

Aquí tienes una lista de las preguntas más frecuentes sobre este tema

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Fundamentos de la Ley General de Archivos de Colombia

La Ley General de Archivos de Colombia, promulgada como Ley 594 de 2000, establece el marco normativo para la gestión de documentos y archivos en el país. Su objetivo es regular la creación, administración, conservación y disposición final de los documentos producidos y recibidos por entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Los archivos son considerados recursos informativos esenciales para la gestión administrativa, la transparencia gubernamental, la defensa de derechos y la preservación de la memoria histórica nacional.
Estante de madera oscura lleno de carpetas de colores con etiquetas blancas, junto a una mesa con guantes, lupa y lámpara apagada, frente a una silla de oficina negra.

Principios y Objetivos de la Gestión Archivística

La Ley de Archivos de Colombia se fundamenta en principios como la universalidad, que garantiza el acceso a la información; la autenticidad, que asegura la veracidad de los documentos; y la conservación, que protege la integridad del patrimonio documental. Los objetivos de la gestión archivística incluyen facilitar la eficiencia administrativa, fortalecer la democracia mediante el acceso a la información y preservar el patrimonio documental como testimonio de la actividad estatal y fuente de la historia y la cultura.

Estructura del Sistema Nacional de Archivos

El Sistema Nacional de Archivos de Colombia es una estructura organizativa que integra y coordina las entidades archivísticas del país, liderada por el Archivo General de la Nación. Este sistema busca estandarizar los procesos archivísticos a nivel nacional, promover la protección y valoración del patrimonio documental y facilitar el acceso a la información pública. Incluye archivos de todas las ramas y niveles del poder público, así como de entidades privadas que manejan fondos públicos o cumplen funciones públicas.

Categorización y Obligatoriedad de los Archivos Públicos

La Ley clasifica los archivos públicos en función de su ámbito de competencia, incluyendo el Archivo General de la Nación, archivos departamentales, municipales y distritales. Establece la obligación de todas las entidades estatales de organizar sus archivos, asegurando la gestión adecuada y la preservación de los documentos que constituyen el patrimonio documental público, y que son fundamentales para la rendición de cuentas y la memoria histórica.

Administración y Responsabilidad en la Gestión de Archivos

La Ley asigna al Estado la responsabilidad de administrar los archivos públicos, manteniendo los principios de procedencia y orden original de los documentos. Los funcionarios públicos tienen el deber de garantizar la correcta gestión documental y la conservación de los archivos, así como de entregar la documentación de manera ordenada e inventariada al término de sus funciones. La documentación pública es un bien del Estado y su manejo inadecuado puede acarrear sanciones administrativas.

Gestión Documental y Acceso a la Información

La Ley exige que las entidades públicas desarrollen programas de gestión documental que incorporen tecnologías modernas y cumplan con los estándares archivísticos. Se garantiza el derecho de acceso a la información contenida en los archivos públicos, con excepciones claramente definidas por la ley para la protección de la privacidad y la seguridad nacional. La normativa también regula la salida temporal de documentos para su uso legal, técnico o cultural, siempre bajo medidas que aseguren su protección.

Control, Vigilancia y Normalización de la Gestión Archivística

El Archivo General de la Nación ejerce funciones de inspección y vigilancia sobre los archivos de las entidades estatales para asegurar el cumplimiento de la normativa archivística. Este organismo define los estándares técnicos y jurídicos para la gestión de los archivos, incluyendo su creación, organización, transferencia y conservación. La Ley prevé sanciones para quienes comprometan la integridad del patrimonio documental, y considera infracciones graves las acciones de los servidores públicos que dañen o pongan en riesgo los documentos públicos.