Ley General de Archivos de Colombia
Mapa conceptual
La Ley General de Archivos de Colombia regula la gestión de documentos, asegurando su creación, conservación y acceso. Es clave para la transparencia gubernamental y la preservación del patrimonio documental, con el Archivo General de la Nación coordinando el Sistema Nacional de Archivos.
Resumen
Esquema
Fundamentos de la Ley General de Archivos de Colombia
La Ley General de Archivos de Colombia, promulgada como Ley 594 de 2000, establece el marco normativo para la gestión de documentos y archivos en el país. Su objetivo es regular la creación, administración, conservación y disposición final de los documentos producidos y recibidos por entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Los archivos son considerados recursos informativos esenciales para la gestión administrativa, la transparencia gubernamental, la defensa de derechos y la preservación de la memoria histórica nacional.Principios y Objetivos de la Gestión Archivística
La Ley de Archivos de Colombia se fundamenta en principios como la universalidad, que garantiza el acceso a la información; la autenticidad, que asegura la veracidad de los documentos; y la conservación, que protege la integridad del patrimonio documental. Los objetivos de la gestión archivística incluyen facilitar la eficiencia administrativa, fortalecer la democracia mediante el acceso a la información y preservar el patrimonio documental como testimonio de la actividad estatal y fuente de la historia y la cultura.Estructura del Sistema Nacional de Archivos
El Sistema Nacional de Archivos de Colombia es una estructura organizativa que integra y coordina las entidades archivísticas del país, liderada por el Archivo General de la Nación. Este sistema busca estandarizar los procesos archivísticos a nivel nacional, promover la protección y valoración del patrimonio documental y facilitar el acceso a la información pública. Incluye archivos de todas las ramas y niveles del poder público, así como de entidades privadas que manejan fondos públicos o cumplen funciones públicas.Categorización y Obligatoriedad de los Archivos Públicos
La Ley clasifica los archivos públicos en función de su ámbito de competencia, incluyendo el Archivo General de la Nación, archivos departamentales, municipales y distritales. Establece la obligación de todas las entidades estatales de organizar sus archivos, asegurando la gestión adecuada y la preservación de los documentos que constituyen el patrimonio documental público, y que son fundamentales para la rendición de cuentas y la memoria histórica.Administración y Responsabilidad en la Gestión de Archivos
La Ley asigna al Estado la responsabilidad de administrar los archivos públicos, manteniendo los principios de procedencia y orden original de los documentos. Los funcionarios públicos tienen el deber de garantizar la correcta gestión documental y la conservación de los archivos, así como de entregar la documentación de manera ordenada e inventariada al término de sus funciones. La documentación pública es un bien del Estado y su manejo inadecuado puede acarrear sanciones administrativas.Gestión Documental y Acceso a la Información
La Ley exige que las entidades públicas desarrollen programas de gestión documental que incorporen tecnologías modernas y cumplan con los estándares archivísticos. Se garantiza el derecho de acceso a la información contenida en los archivos públicos, con excepciones claramente definidas por la ley para la protección de la privacidad y la seguridad nacional. La normativa también regula la salida temporal de documentos para su uso legal, técnico o cultural, siempre bajo medidas que aseguren su protección.Control, Vigilancia y Normalización de la Gestión Archivística
El Archivo General de la Nación ejerce funciones de inspección y vigilancia sobre los archivos de las entidades estatales para asegurar el cumplimiento de la normativa archivística. Este organismo define los estándares técnicos y jurídicos para la gestión de los archivos, incluyendo su creación, organización, transferencia y conservación. La Ley prevé sanciones para quienes comprometan la integridad del patrimonio documental, y considera infracciones graves las acciones de los servidores públicos que dañen o pongan en riesgo los documentos públicos.
Mostrar más
Fundamentos de la Ley
Objetivo de la Ley
Regular la gestión de documentos y archivos en Colombia
Importancia de los archivos
Recursos informativos esenciales
Los archivos son fundamentales para la gestión administrativa, la transparencia gubernamental y la preservación de la memoria histórica
Testimonio de la actividad estatal y fuente de la historia y la cultura
Los archivos son una fuente importante para conocer la historia y la cultura del país
Principios y objetivos de la gestión archivística
La Ley se basa en principios como la universalidad, autenticidad y conservación, y tiene como objetivos facilitar la eficiencia administrativa, fortalecer la democracia y preservar el patrimonio documental
Sistema Nacional de Archivos
Estructura del Sistema
El Sistema Nacional de Archivos está liderado por el Archivo General de la Nación y busca estandarizar los procesos archivísticos, promover la protección y valoración del patrimonio documental y facilitar el acceso a la información pública
Alcance del Sistema
Inclusión de archivos
El Sistema incluye archivos de todas las ramas y niveles del poder público, así como de entidades privadas que manejan fondos públicos o cumplen funciones públicas
Funciones del Sistema
El Sistema tiene como funciones principales la coordinación y la integración de las entidades archivísticas del país
Categorización y Obligatoriedad de los Archivos Públicos
Clasificación de los archivos públicos
La Ley clasifica los archivos públicos en función de su ámbito de competencia, incluyendo el Archivo General de la Nación, archivos departamentales, municipales y distritales
Obligaciones de las entidades estatales
Todas las entidades estatales tienen la obligación de organizar sus archivos y garantizar su gestión adecuada y preservación, ya que son fundamentales para la rendición de cuentas y la memoria histórica
Administración y Responsabilidad en la Gestión de Archivos
Responsabilidad del Estado
El Estado es responsable de administrar los archivos públicos y mantener los principios de procedencia y orden original de los documentos
Deberes de los funcionarios públicos
Los funcionarios públicos tienen el deber de garantizar la correcta gestión documental y la conservación de los archivos, así como de entregar la documentación de manera ordenada e inventariada al término de sus funciones
Manejo inadecuado de la documentación pública
La documentación pública es un bien del Estado y su manejo inadecuado puede acarrear sanciones administrativas
Gestión Documental y Acceso a la Información
Programas de gestión documental
Las entidades públicas deben desarrollar programas de gestión documental que cumplan con los estándares archivísticos y utilicen tecnologías modernas
Derecho de acceso a la información
Se garantiza el derecho de acceso a la información contenida en los archivos públicos, con excepciones definidas por la ley para proteger la privacidad y la seguridad nacional
Salida temporal de documentos
La normativa regula la salida temporal de documentos para su uso legal, técnico o cultural, siempre bajo medidas que aseguren su protección
Control, Vigilancia y Normalización de la Gestión Archivística
Funciones del Archivo General de la Nación
El Archivo General de la Nación ejerce funciones de inspección y vigilancia sobre los archivos de las entidades estatales para asegurar el cumplimiento de la normativa archivística
Estándares técnicos y jurídicos
El Archivo General de la Nación define los estándares técnicos y jurídicos para la gestión de los archivos, incluyendo su creación, organización, transferencia y conservación
Sanciones por comprometer la integridad del patrimonio documental
La Ley prevé sanciones para quienes comprometan la integridad del patrimonio documental, considerando como infracciones graves las acciones de los servidores públicos que dañen o pongan en riesgo los documentos públicos
Ley General de Archivos de Colombia
Aprende con las flashcards de Algor Education
Haz clic en las tarjetas para aprender más sobre el tema
00
La ______ General de Archivos de Colombia fue promulgada como Ley ______ de ______.
Ley
594
2000
01
Los archivos son vistos como recursos ______ esenciales para la gestión ______, la ______ gubernamental y la defensa de ______.
informativos
administrativa
transparencia
derechos
02
Además, se considera que los archivos ayudan en la preservación de la ______ ______ nacional.
memoria
histórica
