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Sistema de Gestión de la Calidad en Colombia

La Ley 872 de 2003 en Colombia instaura un Sistema de Gestión de la Calidad para entidades públicas, buscando optimizar procesos y aumentar la satisfacción de los usuarios. Es obligatorio para la Rama Ejecutiva y se integra con otros sistemas de control. La implementación efectiva requiere identificar necesidades, documentar procedimientos y realizar mejoras continuas, con el apoyo de entidades como ESAP y SENA.

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1

En ______, la Ley ______ de ______ estableció un Sistema de Gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Público y otras entidades.

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Colombia 872 2003

2

Responsable de implementar el Sistema de Gestión de la Calidad

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La máxima autoridad de cada entidad pública es responsable de la implementación, mantenimiento y mejora del sistema.

3

Entidades sujetas a la adopción del Sistema de Gestión de la Calidad

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Incluye entidades del Sector Central y Descentralizado, Corporaciones Autónomas Regionales y entidades del Sistema de Seguridad Social Integral.

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Rol de Asambleas Departamentales y Concejos Municipales

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Pueden requerir la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en entidades dentro de su jurisdicción.

5

Este sistema es un complemento a los sistemas de ______ interno y de ______ administrativo, y se puede combinar con estos para mejorar la ______ y gestión pública.

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control desarrollo administración

6

Identificación de usuarios y necesidades

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Reconocer quiénes son los usuarios del sistema y qué requieren para satisfacer sus expectativas.

7

Indicadores de eficiencia, efectividad e impacto

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Medir y evaluar el desempeño y resultados del sistema, información debe ser pública.

8

Calidad en procesos externalizados

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Mantener estándares de calidad en servicios o procesos que son delegados a terceros.

9

El sistema busca ______ y ______ anomalías en los procesos, así como reducir redundancias y mejorar el ______ al ciudadano.

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identificar corregir servicio

10

Su propósito es incrementar la ______ operativa y la ______ de los ciudadanos con los servicios estatales.

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eficiencia satisfacción

11

Norma técnica de calidad para gestión pública

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Esquema definido por el Gobierno para estandarizar procesos en entidades gubernamentales basándose en estándares internacionales.

12

Requisitos mínimos de la norma de calidad

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Incluyen documentación adecuada, control de calidad en RRHH, infraestructura y atención al usuario.

13

Certificación de calidad en entidades gubernamentales

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Proceso de reconocimiento público a entidades que cumplen con la norma técnica de calidad.

14

La ley que establece asistencia en gestión de calidad entró en vigor tras su ______ y dio un plazo de ______ años para implementar el sistema.

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promulgación cuatro

Preguntas y respuestas

Aquí tienes una lista de las preguntas más frecuentes sobre este tema

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Establecimiento y Propósitos del Sistema de Gestión de la Calidad en Colombia

En Colombia, la Ley 872 de 2003 instituyó un Sistema de Gestión de la Calidad aplicable a la Rama Ejecutiva del Poder Público y a otras entidades prestadoras de servicios. Este sistema tiene como finalidad orientar y evaluar el rendimiento institucional en relación con la calidad y la satisfacción de la sociedad en la entrega de servicios públicos. Se centra en mejorar los procesos internos de las entidades y en cumplir con las expectativas de los ciudadanos, integrándose con los planes estratégicos y de desarrollo propios de cada organización gubernamental.
Tres profesionales colaborando en una oficina, mujer caucásica de pie gestiona ideas en pizarra blanca y dos colegas atentos sentados junto a laptop y papeles.

Obligatoriedad y Responsabilidades en la Aplicación del Sistema

La adopción del Sistema de Gestión de la Calidad es mandatoria para las entidades del Sector Central y Descentralizado de la Rama Ejecutiva a nivel nacional, incluyendo las Corporaciones Autónomas Regionales y las entidades del Sistema de Seguridad Social Integral, entre otras. La máxima autoridad de cada entidad pública tiene la responsabilidad de implementar, sostener y perfeccionar el sistema. El incumplimiento de esta obligación se considera una falta grave. Asimismo, las Asambleas Departamentales y los Concejos Municipales tienen la facultad de requerir la implementación del sistema en las entidades de su jurisdicción.

Principios y Compatibilidad con Otros Sistemas de Control

El Sistema de Gestión de la Calidad debe ser integral, confiable y personalizado para cada entidad, con la participación activa de todos los empleados públicos para asegurar la satisfacción de los usuarios. Este sistema es complementario a los sistemas de control interno y de desarrollo administrativo existentes, y puede ser integrado con ellos para reforzar la administración y gestión pública.

Requisitos para la Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad

Para la implementación efectiva del Sistema de Gestión de la Calidad conforme a la Ley 872, las entidades deben identificar a sus usuarios y sus necesidades, priorizar los procesos críticos, establecer métodos de control, documentar procedimientos y realizar seguimiento y mejoras continuas. Los indicadores de eficiencia, efectividad y impacto son esenciales para la evaluación del sistema y deben ser de conocimiento público. Además, es necesario asegurar la calidad en los procesos que sean externalizados.

Función y Ventajas del Sistema de Gestión de la Calidad

El sistema está diseñado para identificar y corregir anomalías en los procesos, minimizar redundancias y optimizar el servicio al ciudadano. Facilita el control político y social sobre la gestión pública y fomenta la adopción de normas internacionales de calidad. Estas prácticas tienen como objetivo aumentar la eficiencia operativa y la satisfacción ciudadana con los servicios ofrecidos por el Estado.

Estandarización y Certificación de la Calidad en la Administración Pública

El Gobierno Nacional está encargado de definir una norma técnica de calidad para la gestión pública, inspirada en estándares internacionales, que especifique los requisitos mínimos para la documentación, el control de calidad en recursos humanos, infraestructura y atención al usuario. Las entidades gubernamentales pueden obtener certificaciones de calidad y ser reconocidas públicamente por su cumplimiento. La certificación externa se limita cuando hay entidades gubernamentales nacionales con la capacidad y experiencia para realizarla.

Soporte del Estado y Vigencia de la Ley de Gestión de la Calidad

Organizaciones como la Escuela Superior de Administración Pública (ESAP) y el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) ofrecerán asistencia a las entidades en el desarrollo y certificación de sus sistemas de gestión de calidad. La ley entró en vigor inmediatamente después de su promulgación y estableció un periodo de cuatro años para que las entidades obligadas implementen el sistema una vez se expida la normativa correspondiente.