El ciclo vital de los documentos contables es fundamental en la gestión empresarial, abarcando la creación, clasificación, preservación y acceso a los mismos. Este proceso incluye la digitalización y conservación de documentos, así como su selección y destrucción conforme a la legislación. La transferencia a archivos históricos asegura la preservación del patrimonio documental y la transparencia en las entidades.
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Durante esta fase, los documentos contables cumplen su función primordial y deben ser organizados y accesibles según las normativas legales
Preparación
Se eliminan grapas y clips, se alisan dobleces y se ordenan los documentos por entidad bancaria y en secuencia numérica antes de ser escaneados
Captura de imágenes
Se escanean los documentos y se guardan en soportes digitales siguiendo estándares legales y técnicos para garantizar su integridad y recuperación eficiente
Se decide el destino final de los documentos contables, ya sea su conservación a largo plazo o su eliminación, siguiendo la legislación y garantizando su reproducción fidedigna
Se obtienen los comprobantes directamente de la tesorería y se almacenan en su estado original
Los documentos se organizan en expedientes ordenados cronológicamente y etiquetados con datos clave para facilitar su acceso y preservación
Se siguen las directrices del Archivo General de la Nación o la autoridad archivística competente para preservar los documentos y se permite su acceso legal para verificar su exactitud y autenticidad
La digitalización es esencial para el manejo eficiente de documentos contables y se realiza en dos fases: preparación y captura de imágenes
Los documentos físicos se conservan por un periodo determinado y pueden ser destruidos si se cumplen con los requisitos legales y se asegura su reproducción fiel por medios técnicos
El muestreo permite conservar una muestra representativa de documentos para fines históricos y la transferencia se refiere al traslado de documentos de conservación permanente a un archivo histórico
00
Los documentos como facturas y recibos inician su ______ con la creación y terminan con su ______ o archivo.
ciclo vital
destrucción
01
Las normativas legales requieren que las entidades mantengan sus libros de contabilidad y ______ relacionados de forma ordenada.
registros
02
Recolección de comprobantes
Obtención y almacenamiento de comprobantes desde la tesorería en su estado original.
